eNvoices® (e-računi)

Zakaj eNvoices®?

Zakonsko skladno e-poslovanje je ena od ključnih priložnosti podjetja za doseganje ciljev:

• zniževanja stroškov,
• povečevanja produktivnosti in
• povečanja dodane vrednosti.

Storitev eNvoices® je novost na slovenskem trgu. Združuje pripravo, pošiljanje in hrambo elektronskih računov in drugih poslovnih dokumentov na enem mestu.

S storitvijo eNvoices® je prehod na e-račune (e-naročilnice, e-dobavnice) takojšen. Širok nabor vmesnikov pa zagotavlja povezljivost s poljubnimi informacijskimi sistemi, ki jih podjetja že uporabljajo za podporo poslovnim procesom. Z minimalnimi zagonskimi stroški je mogoč takojšen prehod na sodobno brezpapirno poslovanje pri izmenjavi računov in druge poslovne dokumentacije.

Elektronski račun

E-račun nadomešča klasični papirni račun oziroma položnico z zaupanja vredno elektronsko obliko, ki je skladna z vsemi zakonskimi zahtevami.

V skladu s sprejetimi regionalnimi tehnološkimi priporočili (GZS eSlog) zagotavljajo e-računi, pripravljeni s storitvijo eNvoices®, združljivost in povezljivost med različnimi poslovnimi informacijskimi sistemi (ERP). Standardizirani e-računi podpirajo tudi uvoz v aplikacije elektronskega bančništva in uporabniku prijazen pregled računa v spletnih odjemalcih.

Elektronska hramba

Slovenska zakonodaja določa pogoje za enačenje veljavnosti pisne oblike z elektronsko obliko pri hrambi poslovne dokumentacije, vključno z e-računi in drugimi tipskimi e-dokumenti.

Storitev eNvoices® dosledno upošteva zakonska določila in omogoča učinkovito obvladovanje vse elektronske poslovne dokumentacije v varnem in zanesljivem okolju z zagotavljanjem dolgoročne avtentičnosti in verodostojnosti hranjenih elektronskih dokumentov.

Vloga za prejem e-računov prek sistema eNvoices®

Vlogo izpolni prejemnik e-računov in ne izdajatelj! S tem zagotovimo, da se prejemnik strinja, da bo prejemal e-račune od vseh uporabnikov storitve eNvoices®.

Prenesite obrazec za prejemnike računov eNvoices.

Uporaba eNvoices®

Za priklop izdajateljev in prejemnikov e-računov na storitev eNvoices® ni treba posegati v obstoječo infrastrukturo.

Komu je namenjena storitev eNvoices®?

Zasnova storitve eNvoices® omogoča prehod na izdajo, izmenjavo in hrambo tipskih e-dokumentov za vse oblike podjetij in organizacij ne glede na velikost, vsebino in obseg poslovanja ter obstoječo informacijsko podporo. Omejitve pri operacijskih sistemih ni, rešitev je namreč dosegljiva prek spletnega brskalnika.

Prilagojena izbira različnih paketov storitve eNvoices® zajema:

• eNvoices® Osnovni paketi omogočajo distribucijo elektronskega računa na elektronsko pošto in portal eNvoices®.

• eNvoices® Poslovni paketi omogočajo distribucijo elektronskega računa na elektronsko pošto, portal eNvoices® in spletne banke.

Priprava in obdelava e-dokumentov

Priprava in obdelava e-dokumentov se izvajata v več fazah.

V prvi fazi procesa sistem eNvoices® preveri strukturo in kakovost prejetih podatkov. Po postopku ustvarjanja e-dokumentov (računi, naročilnice, dobavnice) so za potrebe doseganja zakonske veljavnosti vsi e-dokumenti individualno in varno elektronsko podpisani z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil.

Druga faza procesa vključuje elektronsko hrambo in distribucijo elektronskih poslovnih dokumentov po poljubnih distribucijskih kanalih.

Sporočilom, ki vsebujejo elektronske dokumente, so lahko poljubno dodani različni spremljevalni dokumenti (specifikacije, podrobnosti, ipd) ali oglasne priloge, prilagojene različnim skupinam prejemnikov. Na enak način potekajo procesi opominjanja, obveščanja, naročanja idr.

Storitev eNvoices® podpira večino uveljavljenih in standardiziranih oblik e-računov in drugih poslovnih sporočil. Za prejemnike poslovnih e-dokumentov, ki so prejeti prek sistema eNvoices®, zagotavlja standardizirana oblika e-dokumentov poenostavljen uvoz v poslovne aplikacije.

Predpisana oblika e-dokumentov je primerna tudi za izmenjavo prek elektronske banke.

Prehod na e-fakturiranje z eNvoices®

Za priklop izdajateljev in prejemnikov e-računov na storitve eNvoices® niso potrebni posebni posegi v obstoječo infrastrukturo. Storitve se lahko prilagodijo strukturam izdajateljevih obračunskih podatkov in povežejo z aplikacijami ERP (npr. SAP, Navision, Pantheon).

Podprta je večina uveljavljenih in standardiziranih oblik e-računov in drugih poslovnih sporočil. Za prejemnike pomeni to poenostavljen uvoz takšnih dokumentov v večino poslovnih aplikacij. Standardizirana oblika e-računa je primerna tudi za posredovanje v elektronsko banko.

Kakšne so moje obveze (pravni vidik), da pričnem izdajati e-račune?

ODG: Po 84. členu ZDDV mora prejemnik soglašati s prejemanjem računov v elektronski obliki. Po podpisu pogodbe za uporabo storitve eNvoices je potrebno prejeti izjavo s strani prejemnika, da je pripravljen prijemati vaš e-račun.

Ali bo moj računovodja sprejel e-račun (v primeru najetih storitev računovodskega servisa)?

ODG :Prejemnik e-računa lahko posreduje e-račun skupaj z vizualizacijo (sliko) računa do svojega računovodje po e-pošti ali pa natisne račun in pošlje po klasični poti.

Kje bom pripravljal in pošiljal e-račune?

ODG: E-račune je možno pripravljati preko spletnega portala, do koder lahko z uporabniškim imenom in geslom dostopajo uporabniki storitve eNvoices®. Portal omogoča vnos podatkov v spletni obrazec .

Podjetjem se lahko omogoči tudi integracijo storitve eNvoices z njihovim obstoječim informacijskim sistemom (ERP). V tem primeru se način priprave računov ne spremeni, saj se račune vnese v obstoječ informacijski sistem, od tam pa se pošljejo podatki bodisi samodejno bodisi na ukaz preko storitve eNvoices® do prejemnika e-računa.

Ali lahko dodajam spremljajoče dokumente k e-računu?

ODG: K pripravljenemu e-računu je možno dodati tudi priloge. Pošiljanje e-računa preko bančnega kanala ima omejitev pošiljanja 1 priponke (poleg vizualizacije e-računa) v velikosti do 1MB.

Ali potrebujem digitalno potrdilo za izdajo e-računov?

ODG: NE, saj za e-podpisovanje e-računov pooblastite izvajalca storitve izdajanja e-računov.

Kateri distribucijski kanal za izdajo e-računov naj izberem?

ODG: Možnosti so distribucijski kanali e-banke, e-pošte ali eNvoices portal. Izbira je odvisna od poslovne odločitve izdajatelja računov in želje prejemnika.

Kakšna je razlika v pošiljanju e-računov preko e-banke oz. preko storitve eNvoices®?

ODG: Obe storitvi sta zelo varni, zanesljivi in preizkušeni, pri čemer pošiljanja e-računov preko e-bančnega kanala omogoča le prejem e-računa v e-bančni kanal pri prejemniku, pošiljanje e-računov preko eNvoices® storitve pa omogoča prejemniku prejem e-računa preko e-banke, e-pošte ali preko eNvoices® portala.

Ali lahko pošiljam e-račune tudi v tujino (EU,...)?

ODG: V kolikor se prejemnik vaših računov strinja s prejemom e-računa, potem ni zadržkov.

• vsi podatki se obdelujejo v namenskem sistemu, ki zagotavlja preprečevanje neavtoriziranega dostopa in varno izvajanje vseh kritičnih operacij (oddaljen dostop, prenos podatkov, digitalno podpisovanje itd.),

• izvajalec zagotovi, da se prostori, kjer se nahaja informacijski sistem ali njegovi deli, fizično ali elektronsko varujejo,

• izvajalec zagotovi fizično in elektronsko varnost strojne opreme, sistemske in aplikativne programske opreme, vključno z vhodno-izhodnimi enotami v skladu z načeli informacijske varnosti,

• z vgrajenim sistemom upravljanja z dostopnimi pravicami in uporabo kriptografskih sredstev se preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih ali drugih podatkov pri njihovi hrambi, obdelavi ali prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih,

• informacijski sistem na podlagi odločitve naročnika ali neposredno na podlagi veljavnih predpisov zagotavlja učinkovit način izbrisa osebnih podatkov,

• informacijski sistem zagotavlja sledljivost vseh obdelav osebnih ali drugih podatkov (posameznik, na katerega se podatki nanašajo, vnos, uporaba ali druga obdelava podatkov, uporabnik ter namen in čas obdelave), ki se nanašajo na hrambo podatkov, v informacijskem sistemu ponudnika in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov.